(目的)

第1条　この規程は、文書の取扱いについて定めることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条　事務処理は、特殊な場合を除き文書によってしなければならない。

第3条　文書は、事務が能率的に処理されるよう正確迅速に取り扱わなければならない。

(収受及び配付)

第4条　到着した文書及び物品(鉄道扱い及びこれに準ずるものをいう。以下同じ。)は総務課において次の各号により処理しなければならない。

(処理)

第5条　主管課長は配付を受けた文書を査閲し、文書件名簿(様式第5号)に登載し、番号を記入した上、処理カードにより処理方法を指示し、係長を経て担当者に配付しなければならない。

第6条　前条により指示を受けた担当員は係長及び関係職員と合議し、速やかに文書を処理しなければならない。

(起案の留意)

第7条　起案に当たっては、次の留意事項によるものとする。

(令達の種別)

第8条　令達の種別は次のとおりとする。

(起案)

第9条　文書の起案は所定の起案用紙(様式第6号)を用い処理案を記載し、必要があるときは起案理由を記載し関係書類を添えなければならない。

第10条　電報の起案は特に簡明に行い、略号があるときは必ずこれを用い、宛先には片仮名を付さなければならない。

(軽易又は実例的な文書の処理)

第11条　内容が軽易又は実例的な事案は、その文書の余白に処理案を朱書し又は帳簿により処理することができる。

(付箋処理)

第12条　不備のある文書を整備させようとするとき、又は本書を保存しないで送付しようとするときは、付箋用紙(様式第7号)を用いて処理することができる。

(所定の用紙による処理)

第13条　法令その他により帳票の定めのあるものについては、それにより処理するものとする。

(秘密又は緊急事案の処理)

第14条　秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において事後その処理について決議を経ておかなければならない。

(回議)

第15条　起案文書で重要なもの及び秘密を要するものは、課長又は担当者等が持参して回議しなければならない。

(合議)

第16条　事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは合議しなければならない。

(回議及び合議の処理)

第17条　回議及び合議を受けた起案文書は即日処理に努めなければならない。

(起案文書の訂正等)

第18条　回議及び合議の起案文書を訂正し、又は添削したいときは、その経過を明らかにしておかなければならない。

(再回等)

第19条　回議及び合議中の起案文書についてその結果を知ろうとするときは「施行前(施行後)要再回」と表示、再回を受けたときは表示の下に認印をしなければならない。

(修正等)

第20条　回議及び合議した起案文書の主旨について重要な修正がなされて決議されたとき又は廃案になったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例、規則、その他の規定案の審査)

第21条　条例、規則、その他の規定案は総務課長に合議し、総務課長においてするものとする。

(決裁)

第22条　決裁を受けた文書はその決裁を受けた者がその決裁年月日を記入しなければならない。ただし、往復文書等で総務課を経るものは、総務課においてこれを記入するものとする。

(文書番号)

第23条　令達文書及び施行文書の番号は次による。

第24条　前条第1項第1号から第7号までの番号は総務課において起こすものとし、事案が完結するまで同一のものとする。

(施行月日)

第25条　文書の施行月日は施行する日とする。

(浄書及び照合)

第26条　施行文書の浄書は特別の場合を除き総務課においてするものとする。

(押印)

第27条　施行文書には相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したものは、公印を押さないことができる。

(発送)

第28条　施行文書で発送を要するものは文書件名簿に登載し、総務課に送付しなければならない。

(保管文書の管理)

第29条　文書の保管は、それぞれの課において行政科目分類によりこれを行うものとする。

(保管文書の閲覧)

第30条　職員が保管文書を閲覧しようとするときは、次のことを守らなければならない。

(保管文書の携出等)

第31条　職員が公務のため保管文書を携出する必要があるときは、主管課長の承認を受けなければならない。

(保管期間)

第32条　この章において保管文書の期間は、施行年度内とする。

(保存区分)

第33条　法令に別段定めのあるものを除くほか、次のとおりとする。

(保存文書の管理)

第34条　完結文書の保存は、前条により主管課において行うものとする。

(保存の方法)

第35条　完結文書の保存方法は、次のとおりとする。

(保存中の注意)

第36条　保存文書の保存については、常に文書保存台帳と照査するほか、次の事項に留意しなければならない。

(保存文書の閲覧及び携出等)

第37条　保存文書の閲覧及び携出等は前章第30条、同第31条の規定によるほか主管課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第38条　主管課長は、保存期間を経過した保存文書を決裁を経て廃棄することができる。

第39条　保存を要しない保管文書は、総務課において主管課長の承諾を得て廃棄することができる。

(文書件名簿の保存)

第40条　文書件名簿の保存については、各課長は厳重にこれを保存しなければならない。

(文書処理)

第41条　窓口において処理する文書は、第2章から第4章までの規定にかかわらず、あらかじめその事業及び処理方法の承認を受け処理することができる。

(部外者の閲覧等)

第42条　部外者から文書の閲覧又は謄写の申出等は主管課長の承認を得なければこれをすることができない。

(施設等に対する準用)

第43条　施設等に前条までの規定を準用する。