○文書取扱規程

昭和37年4月1日

規程第3号

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 到着文書(第4条―第6条)

第3章 起案文書(第7条―第22条)

第4章 施行文書(第23条―第28条)

第5章 文書保管(第29条―第32条)

第6章 文書保存(第33条―第40条)

第7章 雑則(第41条―第43条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書の取扱いについて定めることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条 事務処理は、特殊な場合を除き文書によってしなければならない。

第3条 文書は、事務が能率的に処理されるよう正確迅速に取り扱わなければならない。

第2章 到着文書

(収受及び配付)

第4条 到着した文書及び物品(鉄道扱い及びこれに準ずるものをいう。以下同じ。)は総務課において次の各号により処理しなければならない。

(1) 文書は開封し、収受印(様式第1号)を押した上、処理カード(様式第2号)を添付して、総務課長の閲覧に供し主管課長に配布すること。

(2) 前号の場合において、各課又は係並びに個人宛て文書は直ちに名宛てに配付しなければならない。開封した文書の内容が町長宛てのものであるときは、直ちに総務課へ送付し前号の処理を経なければならない。

(3) 第1号の場合において訴願書、審査請求書、その他収受年月日等が権利の得喪に関係のある文書には、その封筒を添えなければならない。

(4) 親展文書は封をしたまま各名宛てに配付しなければならない。ただし、開封した文書が第1号の処理を必要とするものであるとき又は保存、保管の必要とするものであるときは、直ちに総務課へ送付しなければならない。

(5) 金券(現金及び小切手、為替等の有価証券を含む。)を添えた文書は、金券処理簿(様式第3号)に登載し総務課長の閲覧に供し会計管理者に配付する。

(6) 電報及び書留郵便は、電報及び書留郵便処理簿(様式第4号)に登載し、直ちに各名宛てに配付しなければならない。第4項ただし書による処理を必要とするときは、総務課へ送付し、処理しなければならない。

(7) 物品は、各名宛人に配付しなければならない。

(処理)

第5条 主管課長は配付を受けた文書を査閲し、文書件名簿(様式第5号)に登載し、番号を記入した上、処理カードにより処理方法を指示し、係長を経て担当者に配付しなければならない。

2 課長は文書の処理状況を常に把握し、適宜の措置を講じなければならない。

第6条 前条により指示を受けた担当員は係長及び関係職員と合議し、速やかに文書を処理しなければならない。

第3章 起案文書

(起案の留意)

第7条 起案に当たっては、次の留意事項によるものとする。

(1) 文書の内容は法令に違反せず行政機関の意思を正しく伝えるものでなければならない。

(2) 文書の用語は平明で誰にでも分かるものでなければならない。

(3) 文書の文体は特別の場合を除き「ます」体を使うものとする。

(4) 漢字は常用漢字表、同音訓表、同字体表の範囲内で用いるものとする。

(令達の種別)

第8条 令達の種別は次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 告示 町の全部又は一部に公告するもの

(4) 達 団体又は個人に指示するもの

(5) 訓令 所属の機関及び職員に指示するもの

(6) 訓 所属の機関及び職員に格別に指示するもの

(7) 内訓 訓令又は訓で、その内容が秘密にわたるもの

(8) 指令 所属の機関、団体及び個人の申請願出又は伺に対する処分の意志を表示するもの

(9) 辞令 所属の職員に係る処分の意志を表示するもの

(起案)

第9条 文書の起案は所定の起案用紙(様式第6号)を用い処理案を記載し、必要があるときは起案理由を記載し関係書類を添えなければならない。

第10条 電報の起案は特に簡明に行い、略号があるときは必ずこれを用い、宛先には片仮名を付さなければならない。

(軽易又は実例的な文書の処理)

第11条 内容が軽易又は実例的な事案は、その文書の余白に処理案を朱書し又は帳簿により処理することができる。

(付箋処理)

第12条 不備のある文書を整備させようとするとき、又は本書を保存しないで送付しようとするときは、付箋用紙(様式第7号)を用いて処理することができる。

(所定の用紙による処理)

第13条 法令その他により帳票の定めのあるものについては、それにより処理するものとする。

(秘密又は緊急事案の処理)

第14条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において事後その処理について決議を経ておかなければならない。

(回議)

第15条 起案文書で重要なもの及び秘密を要するものは、課長又は担当者等が持参して回議しなければならない。

(合議)

第16条 事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは合議しなければならない。

(回議及び合議の処理)

第17条 回議及び合議を受けた起案文書は即日処理に努めなければならない。

(起案文書の訂正等)

第18条 回議及び合議の起案文書を訂正し、又は添削したいときは、その経過を明らかにしておかなければならない。

(再回等)

第19条 回議及び合議中の起案文書についてその結果を知ろうとするときは「施行前(施行後)要再回」と表示、再回を受けたときは表示の下に認印をしなければならない。

(修正等)

第20条 回議及び合議した起案文書の主旨について重要な修正がなされて決議されたとき又は廃案になったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例、規則、その他の規定案の審査)

第21条 条例、規則、その他の規定案は総務課長に合議し、総務課長においてするものとする。

(決裁)

第22条 決裁を受けた文書はその決裁を受けた者がその決裁年月日を記入しなければならない。ただし、往復文書等で総務課を経るものは、総務課においてこれを記入するものとする。

第4章 施行文書

(文書番号)

第23条 令達文書及び施行文書の番号は次による。

(1) 条例 条例件名簿(様式第8号)

(2) 規則 規則件名簿(様式第9号)

(3) 告示 告示件名簿(様式第10号)

(4) 達 達件名簿(様式第11号)

(5) 訓令 訓令件名簿(様式第12号)

(6) 訓 訓件名簿(様式第13号)

(7) 指令 指令件名簿(様式第14号)

(8) 往復文書 文書件名簿

2 達、指令及び往復文書で同一事案に係るものに一連番号を設ける必要があるときは、前項の規定にかかわらず台帳等による番号とすることができる。

第24条 前条第1項第1号から第7号までの番号は総務課において起こすものとし、事案が完結するまで同一のものとする。

2 前条第1項第7号第8号の指令及び往復文書の番号には上松町及び部局の頭文字と受付簿の通し番号を付するものとする。

(施行月日)

第25条 文書の施行月日は施行する日とする。

(浄書及び照合)

第26条 施行文書の浄書は特別の場合を除き総務課においてするものとする。

(押印)

第27条 施行文書には相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したものは、公印を押さないことができる。

2 達、指令、その他重要な文書には公印を押すほか、契約印を押さなければならない。

(発送)

第28条 施行文書で発送を要するものは文書件名簿に登載し、総務課に送付しなければならない。

2 総務課長は、文書を確認して発送しなければならない。

第5章 文書保管

(保管文書の管理)

第29条 文書の保管は、それぞれの課において行政科目分類によりこれを行うものとする。

2 未決文書の保管は、それぞれの課においてこれを行い、必要があるごとに各係単位に搬入出するものとする。

3 各課長は、未決文書が完結するまで、これの保管については常に留意しなければならない。

4 行政科目の分類番号記入は、各課又は係で起案するとき又は文書を受領したとき記入するものとする。

(保管文書の閲覧)

第30条 職員が保管文書を閲覧しようとするときは、次のことを守らなければならない。

(1) 他の者に転貸しないこと。

(2) 抜き取り、取り替え、又は訂正しないこと。

(3) 破損し汚損し、又は紛失したときは、直ちに主管課長に報告し、その指示を受けること。

(保管文書の携出等)

第31条 職員が公務のため保管文書を携出する必要があるときは、主管課長の承認を受けなければならない。

(保管期間)

第32条 この章において保管文書の期間は、施行年度内とする。

第6章 文書保存

(保存区分)

第33条 法令に別段定めのあるものを除くほか、次のとおりとする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 7年保存

(4) 5年保存

(5) 2年保存

2 前項の保存期間は、前条の保管期間経過の翌年度から起算する。

3 第1項の保存区分は色別とし、分類は文書分類表のとおりとする。

(保存文書の管理)

第34条 完結文書の保存は、前条により主管課において行うものとする。

(保存の方法)

第35条 完結文書の保存方法は、次のとおりとする。

(1) 保存区分別に文書分類表により分類し、保存庫内所定の場所へ配列する。

(2) 図書、写真等の添付書類で本書に直接つづり込むことができないものは、袋に入れ又は結束して本書との関係を明らかにしておく。

(3) 保存文書は文書保存台帳(様式第15号)に登載し、保存する。

(保存中の注意)

第36条 保存文書の保存については、常に文書保存台帳と照査するほか、次の事項に留意しなければならない。

(1) 保存庫内は常に清潔にし虫害及び湿害の予防に努めなければならない。

(2) 保存庫内で喫煙しまた一切の火を使用させないこと。

(3) 保存庫は必要があるときのほか、常に鍵をかけ鍵の保管を厳重にしておくこと。

(保存文書の閲覧及び携出等)

第37条 保存文書の閲覧及び携出等は前章第30条、同第31条の規定によるほか主管課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第38条 主管課長は、保存期間を経過した保存文書を決裁を経て廃棄することができる。

2 保存文書を廃棄したときは、文書保存台帳からその都度削除し、廃棄した文書は原則として焼却しなければならない。

第39条 保存を要しない保管文書は、総務課において主管課長の承諾を得て廃棄することができる。

(文書件名簿の保存)

第40条 文書件名簿の保存については、各課長は厳重にこれを保存しなければならない。

2 破損し汚損し又は紛失したときは、直ちに主管課長に報告し、その指示を受けなければならない。

第7章 雑則

(文書処理)

第41条 窓口において処理する文書は、第2章から第4章までの規定にかかわらず、あらかじめその事業及び処理方法の承認を受け処理することができる。

2 前項の場合においても事後決裁を受ける等の方法によらなければならない。

(部外者の閲覧等)

第42条 部外者から文書の閲覧又は謄写の申出等は主管課長の承認を得なければこれをすることができない。

(施設等に対する準用)

第43条 施設等に前条までの規定を準用する。

附 則

この規程は、昭和37年4月1日から施行する。

附 則(昭和40年訓令第10号)

この規程は、昭和40年4月1日から施行する。

附 則(昭和53年訓令第1号)

この規程は、昭和53年6月1日から施行する。

附 則(昭和54年訓令第4号)

この規程は、昭和54年7月10日から施行する。

附 則(平成28年訓令第4号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年訓令第6号)

この規程は、公布の日から施行し、平成30年4月1日から適用する。

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

文書取扱規程

昭和37年4月1日 規程第3号

(平成30年8月15日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第2章 文書・公印
沿革情報
昭和37年4月1日 規程第3号
昭和40年2月15日 訓令第10号
昭和53年6月1日 訓令第1号
昭和54年7月10日 訓令第4号
平成28年3月31日 訓令第4号
平成30年8月15日 訓令第6号